Письмо с запросом информации — это официальное обращение к физическому или юридическому лицу с просьбой предоставить необходимые данные. Оно должно быть четким, вежливым и содержать все необходимые детали, чтобы адресат мог дать точный и своевременный ответ.
Содержание
Письмо с запросом информации — это официальное обращение к физическому или юридическому лицу с просьбой предоставить необходимые данные. Оно должно быть четким, вежливым и содержать все необходимые детали, чтобы адресат мог дать точный и своевременный ответ.
Структура письма
Письмо о предоставлении информации обычно включает следующие элементы:
- Шапка документа (реквизиты отправителя и получателя)
- Дата написания
- Заголовок (тема письма)
- Обращение к адресату
- Основной текст с запросом
- Благодарность и подпись
1. Шапка документа
В верхней части письма укажите свои данные (ФИО, должность, контакты) и информацию о получателе (название организации, ФИО должностного лица).
| От кого: | Иванов Петр Сергеевич, менеджер ООО "Пример" |
| Кому: | Директору ООО "Данные", Сидорову Алексею Николаевичу |
2. Дата и тема письма
Дата помогает отслеживать переписку, а тема сразу дает понять, о чем письмо.
Дата: 15 июня 2025 года
Тема: Запрос о предоставлении информации о наличии товара
3. Обращение
Начните письмо с вежливого обращения, желательно по имени и отчеству.
Пример: "Уважаемый Алексей Николаевич!"
4. Основной текст
Четко сформулируйте, какую информацию вы запрашиваете. Укажите причины запроса и, если необходимо, сроки ответа.
Пример:
"Прошу предоставить информацию о наличии товара «Офисный стол Модель-2025» на вашем складе по состоянию на 10 июня 2025 года. Также укажите возможные сроки поставки в случае отсутствия товара. Ответ прошу направить до 20 июня 2025 года."
5. Завершение письма
Поблагодарите адресата и укажите свои контакты для связи.
Пример:
"Заранее благодарю за предоставленную информацию. В случае вопросов, готов дать дополнительные пояснения по телефону +7 (XXX) XXX-XX-XX или электронной почте example@mail.com.
С уважением,
Иванов Петр Сергеевич"
Дополнительные рекомендации
- Используйте официально-деловой стиль.
- Избегайте излишней эмоциональности.
- Проверьте текст на грамматические ошибки.
- Если запрос срочный, укажите это в теме или тексте письма.
Образец письма
| От кого: | Смирнова Анна Владимировна, специалист отдела закупок ООО "Технологии" |
| Кому: | Руководителю отдела продаж ООО "Поставщик", Козлову Дмитрию Ивановичу |
| Дата: | 15 июня 2025 года |
| Тема: | Запрос о стоимости и условиях поставки |
Уважаемый Дмитрий Иванович!
Прошу предоставить информацию о стоимости и условиях поставки мониторов модели «ABC-123». Интересует минимальная партия, сроки доставки и возможные скидки при оптовом заказе.
Ответ прошу направить в течение 5 рабочих дней на электронную почту procurement@tech.ru или по телефону +7 (XXX) XXX-XX-XX.
С уважением,
Смирнова Анна Владимировна
